La SEM modernise la planification de ses assistances

La Société d’Étanchéité du Midi à Béziers poursuit la modernisation de ses outils logiciels dans le cadre de son activité d’Assistance (SEM ASSISTANCE).

En effet, pour répondre aux besoins d’assistance de ses clients en cas d’urgences (fuites, dégâts des eaux, défauts d’étanchéité, etc.), la SEM planifiait jusqu’à présent ses interventions à l’aide de la solution générique Google Agenda.

Après le succès de la mise en place de son planning logiciel de chantiers (voir La SEM abandonne Excel pour planifier ses chantiers), la SEM a finalement fait le choix de s’équiper d’un logiciel sur-mesure pour répondre au plus près aux besoins de planification de son activité d’assistance.

Enregistrement des assistances

La première étape réalisée dans le logiciel consiste à enregistrer le chantier d’assistance du client.

Les informations enregistrées sont l’adresse du chantier, la durée des travaux, le contact client, le matériel nécessaire à la réalisation les travaux et une description des travaux à effectuer.

D’autre part, l’utilisateur joint les photos prises lors de la visite avant travaux et indique pour chacune d’elles si le technicien peut les consulter ou non.

Une fois le chantier enregistré, il apparaît dans la liste de suivi des chantiers d’assistance au statut A planifier.
Il est également intéressant de noter qu’un chantier d’assistance, durant son cycle de traitement, évolue vers les statuts Planifié, Terminé et Facturé.

A tout moment, la SEM retrouve facilement les assistances enregistrées par la saisie d’un mot-clé de recherche correspondant à un nom de chantier ou un nom de contact client.

L’étape suivante dans la vie d’un chantier d’assistance est sa planification.

Le planning créé pour la SEM se présente comme l’agenda Google mais dispose d’un avantage majeur. Celui de présenter les rendez-vous de chaque technicien dans une colonne séparée.

Autre atout majeur du planning logiciel, celui de planifier les assistances par un simple glisser / déposer à la souris (ou au doigt sur un écran tactile). En effet, l’utilisateur fait glisser les chantiers à planifier depuis les panneaux situés en bas d’écran. Chaque panneau regroupe les chantiers d’une même zone géographique. Les chantiers prioritaires sont positionnés en haut de chaque panneau.

Troisième point fort par rapport à l’ancien agenda Google et non des moindres, le calcul automatique de la durée de planification du chantier d’assistance. En effet, après dépôt d’un chantier sur le planning, le logiciel calcule l’heure de fin de l’intervention en fonction du nombre d’heures déjà planifiées les jours précédents et de l’heure de fin de travail des techniciens. Tant qu’une assistance n’est pas totalement planifiée un jour donné, elle reste visible dans le panneau en bas d’écran pour planification les jours suivants.

Les contacts à notifier dans le cadre d’une assistance reçoivent automatiquement un SMS 24 heures avant l’intervention d’un technicien SEM ASSISTANCE.

L’utilisateur qui enregistre les contacts pour l’assistance a juste à cocher l’option « Destinataire SMS » pour les contacts à notifier.

Grâce à son automate, le logiciel envoie automatiquement le SMS de rappel aux contacts identifiés. Cela permet à la SEM de réduire sensiblement le nombre de cas où le client est absent au moment où le technicien intervient sur le chantier

Consultation du planning par les techniciens

Les techniciens d’assistance peuvent à tout moment consulter leurs interventions SAV du jour depuis leur smartphone.

Ils disposent de toutes les informations utiles sur l’assistance à effectuer : l’adresse du chantier, le nom et téléphone du contact, le matériel nécessaire, le descriptif des travaux à réaliser, etc.

Ils peuvent d’autre part consulter les photos de la visite avant travaux, appeler en un clic le client et disposer de l’itinéraire routier pour se rendre jusqu’à l’adresse du chantier.

Enfin, le technicien prend des photos des travaux réalisés, fait part de ses observations et indique quand son intervention est terminée.
Le planificateur, depuis le siège de la SEM, dispose ainsi au fur et à mesure de la journée, des retours directs des techniciens d’assistance sur son logiciel de planning.

Suivi du chiffre d’affaire par technicien

Pour être complet, le logiciel calcule le chiffre d’affaire généré par les chantiers d’assistance pour chaque technicien sur la semaine, le mois ou toute autre période personnalisée.

Le logiciel calcule le chiffre d’affaire à partir du montant de vente de la prestation saisi à l’enregistrement de chaque chantier.

L’affichage du chiffre d’affaire par le logiciel sert notamment à évaluer le montant des primes mensuelles à verser aux techniciens.