La SEM abandonne Excel pour planifier ses chantiers

La société SEM Étanchéité à Béziers, spécialisée dans les revêtements et l’étanchéité de toitures, terrasses et murs enterrés, se modernise par l’acquisition d’un logiciel sur-mesure de planification de ses chantiers.

En effet, la SEM utilisait jusqu’à présent le célèbre tableur Excel pour établir au quotidien son planning de chantiers et une diapositive Powerpoint pour le projeter sur l’écran de l’atelier.

Grâce à sa nouvelle application, fini les copier / coller et le casse tête que pouvait représenter toute correction du planning.

Désormais, la SEM économise un temps précieux à la planification de ses chantiers et partage sans effort son planning avec l’ensemble de ses collaborateurs.

Les chantiers sont enregistrés dans le logiciel après confirmation de commande par le client.

Un chantier se caractérise par un intitulé, une adresse des travaux, un nom de contact et par l’indication du conducteur de travaux.

Des documents et photos peuvent être joints en vue notamment de les partager avec les ouvriers pour les aider à la réalisation des travaux.

Un chantier peut être facilement recherché à partir d’un mot clé correspondant à son intitulé, son adresse, sa ville ou encore le nom de son contact.

Un chantier une fois enregistré peut être planifié (voir chapitre suivant).

La société SEM planifie ses chantiers quotidiennement en coordination avec ses conducteurs de travaux.

Le mode de planification retenu par la SEM reprend l’esprit du tableur Excel qu’elle utilisait jusqu’à présent. A savoir, affecter les ouvriers, véhicules et matériels nécessaires à l’exécution des travaux aux différents chantiers à réaliser et ce pour chaque jour de la semaine.

Le problème majeur que souhaitait résoudre la SEM à l’aide de son nouveau logiciel, était de ne pas affecter plusieurs fois un même ouvrier, même véhicule ou matériel aux différents chantiers planifiés sur la même journée.

La solution finalement retenue par la société SEM consiste à déplacer par un glisser / déposer à la souris ou au doigt (sur écran tactile), les ouvriers, véhicules et matériels nécessaires à chaque chantier. Après affectation à un un chantier, l’ouvrier disparaît automatiquement du panneau depuis lequel il a été déplacé.
Ainsi, plus aucun risque d’affecter un même ouvrier à deux chantiers différents. Le même mécanisme s’applique également aux véhicules et matériels.

La fiche de chantier, jusqu’alors, était rédigée quotidiennement à l’aide du traitement de texte Word. Elle était ensuite imprimée sur papier et remise aux ouvriers pour :

• Localiser le chantier (adresse postale complète),
• Contacter le client par téléphone si nécessaire,
• Connaître les fournitures et matériels nécessaires à la réalisation des travaux,
• Disposer des consignes particulières du conducteur de travaux.

Désormais, la fiche de chantier est directement consultable par les ouvriers depuis leur smartphone. Le conducteur de travaux n’a plus besoin de la rédiger quotidiennement mais seulement de la compléter si besoin, des consignes particulières et des fournitures de la journée.

Quant à l’ouvrier, il peut à présent depuis sa nouvelle application :

• Consulter les photos et documents joints au chantier,
• Obtenir l’itinéraire routier en un clic pour se rendre sur le chantier,
• Appeler le client en un clic (click-to-call en Anglais),
• Faire part de ses observations et difficultés sur le déroulement des travaux,
• Prendre des photos sur l’avancement des travaux et les partager avec le conducteur de travaux.

Finalement, la mise en œuvre de la fiche de chantier dématérialisée aura permis :

• D’économiser du papier pour l’imprimer,
• De faire gagner du temps aux conducteurs de travaux pour la rédiger,
• De partager avec les ouvriers les documents et photos avant travaux du chantier,
• De disposer des photos des travaux effectués (utiles en cas de litige et appréciées pour publication sur internet) et des observations des ouvriers.